Każdy przedsiębiorca może być pewien jednej rzeczy – jeśli zamierza rozwijać swoją firmę, z pewnością czeka go wprowadzanie zmian. Zmiana to bowiem nie tylko jedno z najpowszechniejszych zjawisk w organizacjach, ale również etap nie do przeskoczenia, gdy przedsiębiorstwo ma zwiększać swoją konkurencyjność na rynku. Należy jednak mieć świadomość, że wprowadzanie innowacji to proces długofalowy, wymagający odpowiedniego przygotowania i zrozumienia wszystkich mechanizmów rządzących zmianami, tak aby móc przeprowadzić je skutecznie i z uwzględnieniem założonych celów. Jak efektywnie wprowadzać zmiany w organizacji? Dowiedz się więcej o tym angażującym i przynoszącym ogromne korzyści procesowi z dzisiejszego wpisu!
Dlaczego wprowadzanie zmian w firmie jest wyzwaniem?
Proces wprowadzania zmian w firmie w przypadku każdej organizacji będzie wyglądać inaczej. To jeden z czynników wpływających na poziom skomplikowania wspomnianego przedsięwzięcia – nie ma jednego, uniwersalnego planu co krok po kroku należy zrobić w trakcie tego procesu. W związku z tym, że wprowadzanie usprawnień nie jest niczym nowym, eksperci ds. zarządzania zmianą zwracają uwagę na kilka istotnych aspektów, które powinno się uwzględnić. To jednak ogólne wskazówki co do poszczególnych etapów wprowadzania zmiany, a nie gotowa instrukcja.
Zdecydowanie największym wyzwaniem jest nieunikniony opór niektórych pracowników w stosunku do nowych, nieznanych im do tej pory procesów. Takie podejście może skutecznie utrudnić wdrażanie zmian, a w najgorszym przypadku nawet uniemożliwić przeprowadzenie całego procesu. Dlatego w celu uniknięcia tego typu sytuacji, należy wiedzieć, jakie są bodźce wywołujące opór przed zmianą i wprowadzać czynności minimalizujące ich wystąpienie.
Co można zrobić, aby ułatwić pracownikom adaptację do zmian zachodzących w organizacji?
- Na samym początku transparentnie i dokładnie wytłumaczyć plany oraz cele związane z nowymi procesami lub metodami pracy. Na tym etapie kluczowe jest wysłuchanie pytań i obaw pracowników, a następnie udzielenie rzeczowych odpowiedzi – zapewnisz im w ten sposób poczucie bezpieczeństwa.
- Zdecydowana większość osób boi się zmian, bo oznaczają one rzeczy nieznane i nowe. Dlatego bardzo ważnym krokiem jest odpowiednie przygotowanie pracowników do nadchodzących modyfikacji np. w organizacji procesu produkcyjnego. Zadbaj o to, by odbyli oni niezbędne szkolenia i zdobyli nową wiedzę, która pozwoli oswoić im się z nadchodzącymi wyzwaniami,
- Ostatnią, ale równie ważną, kwestią jest zaangażowanie liderów oraz menadżerów w proces wprowadzania zmian.
Wybór odpowiedniej metody to połowa sukcesu!
Kolejnym wyzwaniem, stojącym przed osobami odpowiedzialnymi za wprowadzanie innowacji, jest wybór dopasowanego do potrzeb organizacji podejścia do zarządzania zmianą. Jednym z najczęściej wybieranych modeli jest metoda ADKAR, wypracowana przez amerykańską firmę badawczą PROSCI. Podstawowym założeniem tej metody jest zrozumienie potrzeb pracowników, którzy są zaangażowani w proces wprowadzania zmiany. Jak to osiągnąć? Poprzez podjęcie pięciu kroków kryjących się pod skrótem ADKAR, czyli akronimem pierwszych liter poszczególnych etapów.
Awareness (świadomość)
Twórcy metody ADKAR zwracają uwagę na to, że pracownikom należy uświadomić, dlaczego konkretne zmiany zostają wprowadzone. Niemożliwa jest zmiana ich nawyków oraz trybu pracy spowodowana jedną, odgórną decyzją. Na tym etapie należy zadbać o zaangażowanie liderów oraz menadżerów w cały proces. Ich najważniejszym zadaniem jest informowanie o nadchodzących zmianach i argumentowanie ich zasadności. Takie połączenie działań zminimalizuje ryzyko niezrozumienia wprowadzanych rewolucji przez pracowników.
Desire (pragnienie)
Po uświadomieniu konieczności wprowadzenia zmian, należy obudzić w pracownikach chęć do współuczestniczenia w tym procesie. Aby to osiągnąć, liderzy w pierwszej kolejności powinni przedstawić korzyści wynikające z np. udanego usprawnienia zarządzania procesami produkcyjnymi. Mogą to być podwyżki lub premie związane z polepszeniem sytuacji finansowej firmy. Jeśli jednak przewidywane modyfikacje nie przyniosą na tyle spektakularnych efektów, można zmotywować zespół inaczej. Warto wtedy przedstawić czyhające zagrożenia, których chęć uniknięcia to również sposób na wywołanie w pracownikach pragnienia uczestnictwa w zmianach.
Knowledge (wiedza)
Pracownicy muszą mieć również zapewnione źródła pozyskiwania wiedzy, niezbędnej do wykonywania nowych lub zmodyfikowanych obowiązków. Dlatego menadżerowie oraz liderzy powinni mieć dokładnie zaplanowany cały proces wprowadzania zmian. W tym planie należy uwzględnić okres, podczas którego pracownicy będą przechodzić odpowiednie szkolenia przygotowujące ich do pracy w nowej rzeczywistości zawodowej.
Ability (umiejętność)
W pierwszym etapie metody ADKAR warto uprzedzić pracowników, że niektórzy z nich zmienią swoje obecne stanowiska na takie, które będą przynosić większą korzyść firmie. Nabywanie nowych kompetencji może wiązać się z większym poziomem frustracji i niepokoju wśród członków zespołu. Dobry lider będzie wsparciem podczas tego okresu, jednak należy połączyć to z chęcią do eksperymentowania. Bez tego elementu nie dowiesz się, czy nowe umiejętności sprawdzają się w praktyce. W przypadku niepowodzeń należy na bieżąco korygować pracę zespołu i uświadamiać członków, że potknięcia są naturalną częścią zdobywania nowych kompetencji.
Reinforcement (wzmocnienie)
Ostatnim krokiem w metodzie ADKAR jest utrwalenie zmienionych zachowań. Jeśli pominie się tę czynność, zwiększa się ryzyko powrotu do starych, utartych czynności. Według opisywanej metody powinno dążyć się do sytuacji, kiedy to pracownicy weryfikują i zarazem motywują się nawzajem w podtrzymaniu wprowadzonych zmian. Kluczową rolą liderów na tym etapie jest monitorowanie wdrożonych modyfikacji w pracy zespołu i interweniowanie, gdy podejmowane czynności nie są zgodne z nowymi standardami. Dodatkowo należy pamiętać o adekwatnym nagradzaniu pracowników za zaangażowanie. Może mieć to postać premii lub podwyżki, ale równie dobrze działają integracyjne imprezy oraz wyjazdy.
Podsumowanie
Jak zapewne jesteś w stanie zauważyć, wprowadzanie zmian oraz zarządzanie modyfikacjami wymaga nakładu czasowego i finansowego. Dlatego podjęcie decyzji o przeprowadzeniu rewolucji w ramach organizacji, musi być w pełni świadomą czynnością. To pewien rodzaj inwestycji – przeznaczasz budżet oraz czas liderów i menadżerów, a także poszczególnych pracowników, co, po udanym wdrożeniu zmiany, przyniesie ogromne korzyści. Metoda ADKAR jest stosunkowo prosta do wprowadzenia, najważniejsze jest wytrwałe i cierpliwe podejmowanie kolejnych kroków. Pamiętaj, aby zwracać uwagę na emocje pojawiające się u pracowników w trakcie poszczególnych etapów. To właśnie te osoby są głównym źródłem powodzenia wprowadzanych rozwiązań.
Chciałbyś zobaczyć Czym jest IPLAS?
Zadzwoń lub napisz do nas i opowiedz o problemach i potrzebach Twojej firmy!
